У Мінюсті зазначають, що при оформленні звернення громадянами найчастіше допускаються такі помилки: неправильно зазначається адресат, не зазначається місце проживання або не підписується автором.
Мінюст повідомив, як уникнути помилок при оформленні звернення до органів державної влади.
Зазначається, що згідно зі ст. 40 Конституції усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, які зобов’язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.
При оформленні звернення громадянами найчастіше допускаються такі помилки:
– неправильно зазначається адресат;
– не зазначається місце проживання;- не підписується автором;
– неможливо визначити суть порушеного питання;
– від однієї і тієї ж особи до одного і того ж органу (посадової особи) надсилаються повторні звернення з одного і того ж питання, яке вже було вирішено даним органом (посадовою особою) по суті;
– письмове звернення, яке надсилається з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення) не виготовляється за допомогою оргтехніки у вигляді сканованої копії чи фотографії (із відображенням підпису заявника).
Звернення, оформлене з вищезазначеними помилками, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України “Про звернення громадян”.
Як правильно оформити звернення?
Звернення складається у довільній формі, однак в ньому потрібно вказати:
– Кому адресується звернення (наприклад: ПІБ керівника).
– Від кого (прізвище, ім’я, по-батькові, індекс, повна поштова адреса заявника, номер телефону).
– Вид звернення (заява (клопотання), скарга або пропозиція).
Далі йде загальний текст звернення, де чітко і ясно має бути викладена суть порушеного питання або проблеми, який, як правило, складається за наступною схемою:
– вступна частина, де зазначаються підстава звернення, обставини, які стали причиною для звернення;
– мотивувальна частина, де вказується обґрунтування або основні питання, порушені в зверненні;
– результативна частина, де слід вказати мету звернення і очікуваний результат розгляду звернення;
– далі потрібно навести перелік документів (або копій документів), якщо ви додаєте їх до листа;
– письмове звернення обов’язково підписується особою (особами), що звертається з проставлянням дати подання звернення.
Звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.
Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.
Своє звернення ви можете або принести особисто і здати в канцелярію «під штампик», або надіслати поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
Права і обов’язки
Згідно зі статтею 18 Закону України “Про звернення громадян” громадянин, який направив звернення, має право:
– особисто викласти аргументи особі, яка здійснювала перевірку заяви або скарги, і брати участь у перевірці поданої скарги чи заяви;
– знайомитися з матеріалами перевірки;
– подавати додаткові матеріали або наполягати на їх запиті органом, який розглядає заяву чи скаргу;
– бути присутнім при розгляді заяви чи скарги;
– користуватися послугами адвоката або представника трудового колективу, організації, яка здійснює правозахисну функцію, оформивши ці повноваження у встановленому законом порядку;
– одержати письмову відповідь про результати розгляду заяви чи скарги;
– висловлювати усно або письмово вимогу щодо дотримання таємниці розгляду заяви чи скарги;
– вимагати відшкодування збитків, якщо вони стали результатом порушень встановленого порядку розгляду звернень.
Відповідно, орган або посадова особа, яка розглядає ваше звернення, зобов’язані (ст.19 Закону):
– об’єктивно, всебічно і вчасно перевіряти заяви чи скарги;
– в разі прийняття рішення про обмеження доступу громадянина до відповідної інформації при розгляді заяви чи скарги скласти про це мотивоване рішення;
– на прохання громадянина запрошувати його на засідання відповідного органу, що розглядає його заяву чи скаргу;
– скасовувати або змінювати оскаржувані рішення у випадках, передбачених законодавством України, якщо вони не відповідають закону або іншим нормативним актам, невідкладно вживати заходів до припинення неправомірних дій, виявляти, усувати причини та умови , які сприяли порушенням;
– забезпечувати поновлення порушених прав, реальне виконання прийнятих у зв’язку з заявою чи скаргою рішень;
– письмово повідомляти громадянина про результати перевірки заяви чи скарги і суть прийнятого рішення;
– вживати заходів щодо відшкодування у встановленому законом порядку матеріальних збитків, якщо він був нанесений громадянину в результаті ущемлення його прав чи законних інтересів, вирішувати питання про відповідальність осіб, з вини яких були допущені порушення, а також на прохання громадянина, не пізніше ніж у місячний термін довести прийняте рішення до відома органу місцевого самоврядування, трудового колективу чи об’єднання громадян за місцем проживання громадянина;
– в разі визнання заяви чи скарги необгрунтованою роз’яснити порядок оскарження прийнятого за нею рішення;
– не допускати безпідставної передачі розгляду заяв чи скарг іншим органам;
– особисто організовувати та перевіряти стан розгляду заяв чи скарг громадян, вживати заходів до усунення причин, що їх породжують, систематично аналізувати та інформувати населення про хід цієї роботи.
