Як уникнути стресу при електронному листуванні

Як уникнути стресу при електронному листуванні Поштівка
22 Листопада 2016, 18:10

Поки людина чекає відповіді на електронний лист, її психікою поступово заволодіває неприємна невизначеність. Оглядач BBC Capital дослідив наслідки, до яких це може призвести – підвищеної тривожності, безсонних ночей і навіть чогось гіршого.

Денні Гарсія дуже хотілося б отримувати відповіді на свої електронні листи якомога швидше.

Якщо відповідь запізнюється, він хвилюється. Він навіть не спить ночами, думаючи про те, коли ж ця відповідь надійде.

Гарсія живе у Нью-Йорку і працює менеджером з маркетингу сайту Stacklist, на якому представлені програми та інструменти для полегшення роботи керівників компаній.

Обмін електронними листами змушує його хвилюватися. З самого моменту відправлення листа він нервується.

Комусь це може здатися крайністю, однак цей випадок не поодинокий. Очікування відповіді може стати приводом для занепокоєння навіть за найсприятливіших обставин.

Беручи до уваги те, що у наші поштові скриньки щодня падають сотні електронних листів, практично неможливо відповісти на кожне з них миттєво, а якісь із них взагалі лишаються без відповіді.

Багато наукових досліджень свідчать про те, що переповнена непрочитаними листаами скринька може призвести до стресу.Автори одного з них з’ясували, що постійне отримання повідомлень про електронні листи протягом дня, а також перевірка електронної пошти вранці і ввечері призводили до підвищення рівня тривожності.

Попри це, статистичних даних про те, наскільки сильно люди починають хвилюватися, не отримавши відповіді на свого листа, поки немає – принаймні, Американська психологічна асоціація їх не наводить.

Відсутність контролю

За словами Джулі Маккарті, професора у галузі організаційної поведінки та управління персоналом університету Торонто в Скарборо, крайній ступінь занепокоєння, пов’язаного з обміном електронними листами, може бути спричинений відчуттями невизначеності і відсутності контролю над обставинами.

Ви не можете контролювати те, як швидко вам дадуть відповідь, і водночас – не можете точно знати, якою саме буде відповідь

Джулі Маккарті, професор університету Торонто у Скарборо

Окрім того, Джулі Маккарті вважає, що сучасна культура спілкування, яку важко уявити без обміну текстовими повідомленнями і “лайків” у Facebook, привчила нас очікувати негайної відповіді.

Якщо людина не отримує миттєвого задоволення цієї потреби, у неї може з’явитися тривога.

У випадку з текстовими повідомленнями в месенджері ви принаймні можете бачити, як вам пишуть відповідь. У випадку з електронними листами ваші слова просто відлітають у нікуди, і ніхто не знає, що конкретно відбувається далі.

То як довго треба чекати?

Згідно з дослідженням, проведеним двома професорами одного з університетів Ізраїлю, в 50% випадків відповідь на електронний лист надходить протягом приблизно двох годин з моменту його відправлення.

Ймовірність того, що відповідь на лист прийде протягом 29 годин, дорівнює 80%.

Маккарті каже, що турбуватися з приводу того, що ваш адресат відверто вас ігнорує, зовсім не варто.

Тим не менш зрозуміти, чому люди не відповідають на листи, може бути важко.

Вони можуть бути зайняті роботою, можуть намагатися відсторонитися від офісних питань, щоб провести час з сім’єю, або – подумайте, як часто це траплялося і з вами, – можуть просто забути написати відповідь.

Попри занепокоєння, яке відчуває Гарсія, він визнає, що сам досить часто забуває відповідати на повідомлення, тому що у нього дуже багато іншої роботи.

У компанії, де працює Гарсія, всі працівники намагаються відповідати на електронні листи протягом дня.

Проте в якийсь момент директору компанії набридло регулярна відсутність відповідей на її листи, адресовані Гарсії, і вона змусила його відправляти їй повідомлення з підтвердженням отримання.

За словами експертів, саме такі дії може зробити одержувач, щоб відправник не турбувався про одержання відповіді.

Сам Гарсія усвідомлює парадоксальність ситуації. “Я сам грішу тим, що змушує мене турбуватися”, – зізнається він.

Але навіть якщо людина звертає увагу на теку “Вхідні”, як правило, в ній накопичується величезна кількість листів, які потрібно переглянути.

Згідно зі звітом Radicati Group, міжнародної компанії, що займається дослідженнями в галузі телекомунікацій, у 2014 році на людину в середньому припадав 121 діловий електронний лист в день.

Очікується, що до 2018 року цей показник зросте до 140.

Припустимо, на прочитання одного листа йде хвилина, а на написання відповіді – ще одна. У підсумку читання усіх листів і відповіді на них заберуть чотири години на день.

Кріс Бейлі, автор книги “Проект продуктивності” (The Productivity Project) із Оттави, отримує щонайменше 500 електронних листів на день. Багато з них із пропозиціями від компаній, що працюють у сфері зв’язків з громадськістю.

Всі листи, які він називає “егоїстичними” – тобто, ті, що не мають для нього ніякої цінності, – він практично миттєво відправляє в кошик.

За його словами, щоб підвищити свої шанси на отримання відповіді, авторам подібних повідомлень слід бути оригінальнішими і спробувати знайти індивідуальний підхід до адресата.

“Отримавши повідомлення, я відразу ж вирішую, що з ним робити, – каже Бейлі. – Дуже багато листів відправляється в архів”.

Крім того, у нього є дві електронні адреси – одна для людей, з якими він тісно співпрацює або яким готовий відповідати швидко, а інший – для всіх інших.

В останній потрапляє більшість повідомлень, і його Бейлі перевіряє лише раз на день, о 15:00. У нього є близько години, щоб відповісти на якомога більшу кількість листів.

Він каже, що цей подвійний підхід допоміг йому істотно знизити власний рівень занепокоєння з приводу електронного листування і зосередитися на важливіших завданнях.

Керуйте своїм розумом

Звичайно ж, за швидку відповідь відповідальний не лише адресат. Ви самі можете підвищити ймовірність отримання реакції на свого листа і знизити рівень особистого занепокоєння.

За словами Джоселін Глей, автора книги “E-mail прибирання. Як позбутися фобій у голові і мотлоху в поштовій скриньці”, для початку необхідно чітко визначити, коли ви хочете отримати відповідь.

Допоможіть їм зрозуміти ваші плани

Якщо вам треба починати проект, але колись ви хочете обмінятися ідеями зі своїми колегами, повідомте їм, що якщо не отримаєте відповіді у визначений термін, ви почнете роботу в будь-якому випадку.

Крім того, можна сказати, що вам би хотілося отримати відповідь до кінця дня або до 9:00 наступного дня.

У 2014 році на людину в середньому припадав 121 діловий електронний лист в день.

Radicati Group, зі звіту

Якщо це не терміново, так і скажіть. Напишіть, що не чекаєте негайної відповіді, але будете раді отримати відповідь до кінця тижня, наприклад.

“Дайте адресатам контекст, – каже Глей. – Допоможіть їм зрозуміти ваші плани”.

Якщо ж ви дійсно стурбовані, можете скористатися спеціальним додатком – хоча б як тимчасовим подоланням проблеми.

Такі програми як Mixmax і Streak дозволяють дізнатися, коли електронний лист було відкрито і чи було переслане іншим людям.

На роботі Гарсія користується обома програмами. За його словами, знання того, що повідомлення було відкрите і переглянуте, дуже допомагає йому зменшити занепокоєння.

Ендрю Свіндлхерст з Болтона (Великобританія) – директор зі зв’язків з громадськістю у компанії, що займається онлайн-маркетингом.

Він розповідає, що витрачав так багато часу на переписування електронних листів і багаторазові перевірки відправлених листів, які залишилися без відповіді, що це почало впливати на продуктивність його праці.

Відправивши електронного листа, він часто відчуває страх – особливо якщо адресатом є співробітник, вищий за посадою.

“Я турбуюся, що щось не так, навіть якщо зробив усе правильно”, – говорить Свіндлхерст.

Ця проблема стала настільки серйозною, що він почав активно працювати над собою, щоб контролювати своє занепокоєння.

Він витратив багато часу на вивчення способів складання електронних листів і намагався змінювати стиль написання повідомлень, аби дізнатися, чи допоможе це отримати відповідь швидше.

Деякі з його способів дали певний результат, однак, на його думку, найкраще рішення – це уявити, що адресат робитиме у той момент, коли отримає листа.

“Я повинен усвідомити, що його можуть взагалі не відкрити, – каже він.

Потрібно поставити себе на місце одержувача і подумати, чим він може займатися, чому він може проігнорувати листа

Ендрю Свіндлхерст, один із директорів компанії, що займається онлайн-маркетингом

Якщо ж, попри все, відповідь так і не надійшла, спробуйте з’ясувати, чому. Якщо адресат – один із ваших колег, Глей радить написати ще раз через день або два.

Якщо пропонуєте товари або послуги без попередньої домовленості, слід почекати не менше двох тижнів і тоді по-новому сформулювати повідомлення і запропонувати потенційному клієнтові нові переваги.

Якщо ж жоден з цих способів не спрацює, Джоселін Глей, автора книги “E-mail прибирання. Як позбутися фобій у голові і від мотлоху в поштовій скриньці”, рекомендує спробувати зв’язатися з потрібною вам людиною телефоном.

Джерело:

BBC Україна

Як уникнути стресу при електронному листуванні